Частые ошибки при подготовке к получению лицензии ФСТЭК и как их избежать

Получение лицензии ФСТЭК — обязательный этап для организаций, которые планируют заниматься разработкой, внедрением и обслуживанием средств защиты информации. Однако практика показывает: более половины компаний сталкиваются с отказами на этапе рассмотрения документов. Причины банальны, но их последствия серьезны — потеря времени, финансов и подрыв репутации.

Отдельно хочется подчеркнуть, что с 2025 года юристы ФСТЭК стали более внимательней проверять всю поданную документацию. Ниже рассмотрим основные ошибки, которые допускают соискатели, и дадим рекомендации, как их избежать.

По статистике экспертов, до 70% отказов связано не с глобальными нарушениями, а с техническими деталями, которые можно было исправить заранее. На этапе проверки лицензии ФСТЭК инспекторы обращают внимание на все — от правильности заполнения форм до соответствия помещений установленным нормам.

Последствия ошибок:

• Необходимость повторной подачи документов;
• Задержка запуска проектов на несколько месяцев;
• Дополнительные расходы на дооборудование и исправление нарушений.

Одним из самых частых оснований для отказа является несоблюдение требований к стажу сотрудников организации, или невозможность этот стаж подтвердить. Подробнее о требования к персоналу вы можете ознакомиться в соответствующих статьях:

• Требования для лицензии ФСТЭК ТЗКИ;
• Требования для лицензии ФСТЭК СЗКИ.

Не секрет, что рынок до сих пор испытывает кадровый голод специалистов по ИБ с необходимым опытом и образованием, и не всегда есть возможность подтвердить документально фактический опыт человека. Если раньше ФСТЭКу хватало справки в свободной форме от предыдущего работодателя о том, что сотрудник выполнял конкретный перечень задач по информационной безопаности, то теперь необходимо предоставлять заверенную должностью инструкцию, если нет других, более "официальных" документов.

Проблемы в документах на защищаемое помещение можно разделить на 3 основные группы:

• Адрес помещения в разных документах;
• Номер и наименование помещения;
• Сроки аренды

Адрес помещения в разных документах

• Согласно постановлениям правительства №79 и №171 одним из лицензионных требований, предъявляемыми к лицензиату при осуществлении лицензируемого вида деятельности, является "наличие по месту осуществления лицензируемого вида деятельности помещений, не являющихся объектами жилого назначения, принадлежащих лицензиату на праве собственности или ином законном основании". Если говорить простыми словами, вы обязаны предоставить либо договор купли/продажи, либо договор аренды на помещение;
• Также лицензиат обязан предоставить копии копии технических паспортов и аттестатов соответствия защищаемых помещений, которые выдаются после аттестации ЗП;
• Ну и наконец одним из обязательных документов на подачу является заверенная копия выписки ЕГРН.

Крайне важно убедиться в том, что адрес местонахождения помещения идентичен во всей сопроводительной документации, которая указана выше. Так как с юридической точки зрения, если в документах будет расхождение, к примеру, в договоре аренды указано "дом №1", а в выписке ЕГРН "дом №1Г" это автоматически означает, что речь идёт о разных адресах и как следствие будет несоответствие в документах и отказ в выдаче лицензии.

Номер и наименования помещения
Ещё одна ошибка, которая может привезти к отказу это не указание или некорректное указание номера помещения, а также его наименование:

• Номер помещения обычно указывается в выписке ЕГРН, также его можно посмотреть в экспликации БТИ;
• Наименования помещения также может быть различным - "комната", "кабинет", "помещение". Данную информацию нужно также проверять в выписке ЕГРН и зеркально прописывать во всех документах.

Сроки аренды
Также крайне важно перепроверить сроки аренды помещения. Обратить внимание нужно не только на то, не заканчивается ли срок в ближайшее время, но и на то на какой период заключен договор и не требуется ли никаких дополнительных действий с вашей стороны:

• Если вы заключили договор на 11 месяцев, в вашем договоре обязательно должна быть строчка об автоматической пролонгации, чтобы избежать лишних вопросов со стороны ФСТЭК, если, к примеру, сроки подходят к концу;
• Если же ваш договор аренды заключен более чем на 11 месяцев, то вам необходимо зарегистрировать договор в Ростреестре, в противном случае вы со 100% вероятностью получите отказ.

Третья наиболее распространённая причина отказа - это не столько ошибки, сколько недочёты в купе с невнимательностью при заполнении заявления и комплектовании пакета документов для подачи на лицензию. Ниже приведём наиболее распространённые из них

1. Некомплектность документов, указанных 79 и 171 постановлениях правительства. К примеру, вы прикладываете Технический паспорт, но не прикладываете Аттестат соответствия;
2. Отсутствие удостоверяющий документов на подписанта - если ваш подписант не генеральный директор, действующий на основании Устава, а другой сотрудник, действующий по доверенности, то вы обязаны эту доверенность приложить, в противном случае все документы, заверенные этим сотрудников будут для ФСТЭКа нелегитимны;
3. Некомплектность подтверждающий документов на ПО и оборудование, например, отсутствие товарных накладных на какие-то позиции. Или же, к примеру, товарные накладные на оборудование вы приложили, но у вас отсутствуют поверочные сертификаты на него;
4. В соответствующих Приложениях к Заявлению не указано ПО или оборудование, требуемое для конкретных пунктов лицензии;
5. При заполнении Заявления указаны не те или не все пункты, которые планировалось;
6. Не заверены подаваемые документы (отсутствие подписи и/или печати);
7. Указан неполный список литературы, или отсутствуют подтверждающие документы на неё. С этим пунктом стоит быть особенно внимательным, так как с начала 2025 года ФСТЭК обновил требуемый список ДСП литературы, которая должна в обязательном порядке быть в наличии у организации. Поэтому если вы ранее получали литературу ФСТЭК, вам в любом случае необходимо свериться с новым списком, чтобы на 100% быть уверенным, что у вас в наличии есть всё необходимое.

Безусловно, всегда есть человеческий фактор, временные ограничения, или какие-то другие причины, которые могут повлиять на комплектность подаваемых документов. При этом вы сами видите, что каждый из этих вариантов можно легко избежать при тщательной перепроверке подаваемого комплекта.

На практике большинство ошибок можно выявить и устранить еще до подачи заявки. Самостоятельно это сделать сложно: необходимо знание всех нормативов, а также понимание требований проверяющих.

Мы предлагаем:

• Предварительный аудит вашей готовности;
• Консультацию по соответствию персонала: мы сразу на старте работ скажем вам, подходят ли ваши сотрудники под лицензию. При необходимости, в зависимости от ситуации, мы можем дообучить ваших сотрудников (если у них есть опыт, но нет образования), либо подобрать вам людей в штат;
• Подскажем какую литературу необходимо заказать и где это сделать, поможем со всеми необходимыми заявлениями в соответствующие организации на этом этапе;
• Аттестуем АРМ и ЗП;
• Подскажем какое ПО и оборудование требуется под ваши пункты лицензии, также можем поможем с приобретением/арендой;
• Поможем в заполнением Заявления.

Ошибки при получении лицензии ФСТЭК — не редкость. Но все эти проблемы можно решить заранее при грамотном подходе. Если вы хотите сэкономить время и минимизировать риски отказа, стоит обратиться к специалистам. Мы знаем, как проходит проверка лицензии ФСТЭК, и поможем пройти ее без замечаний.